[早稲田京福語学院] [倉敷日本語学院(仮称）]
（平成22年10月期開講 当事務所設置認可手続） （平成23年開講予定 当事務所認可申請手続中）
[日本語学校の設立（設置）・認可手続の進め方ポイント]
１．財）日本語教育振興協会の説明会への出席（予め申込・１校２名まで）
説明・注意事項をしっかり聞き、理解不十分な事項は、説明会の後、残ってでも質問して十分理解しておくことが大切です。説明会の担当役員が懇切丁寧に説明してくれます。
２．先ず設立手続に取り掛かる基本的確認事項は、次の四点です。
①学校用地。建物の所有権の確認・担保権の確認（登記簿謄本）
学校用地・校舎のいずれもが設置者の所有であること（登記簿謄本）。これらに抵当権（根抵当権不可）が設定されているときは、担保権者（債権者）が個人や街金などの不安定な債権者でなく、銀行・信金・信組等の安定した金融機関の抵当権であること及び抵当権が一定割合以下であること。これらの基準は日本語教育振興協会（以下、「日振協」という。）に謄本をFAXして判断を仰ぐこと。
②教員の資格・員数の充足の確任
（ⅰ）校長・主任教員・専任教員等の資格の確認
日振協の説明会で配布される「日本語教育機関審査関係資料」に掲載されている「日本語教育機関の運営に関する規準」第８条は、設置する日本語学校の生徒収容予定数を基準に募集・採用（雇用）する教員数を確保する必要があり、それぞれの教員資格資格などを確認しながら採用決定する必要があります。特に校長・主任教員の資格は、勤務実績の判断が重要であることから、日振協の新規校申請の審査担当者に個別にFAXしで確認しながら判断する必要が有ります。
（ⅱ）教員の員数確保
新規校の場合、開講が申請から１年１ヶ月後となることから、申請前から開講までの１年数ヶ月の間、校長、主任教員、専任教員の雇用を確保維持する必要があります。したがって授業がなくても設置者は人件費を負担しなければなりません。又、採用された教員が生活費に余裕がある場合は、開講まで待機してくれますが、既設校から条件の良い勧誘や募集があれば、就職と同時に満額の給与が支給される既設校は転職することもあります。申請直前に規定数の教員が不足すれば、当期の申請が出来なくなってしまいます。このようなリスクを回避するには、校長・主任教員は、設置者側と信頼関係を維持できる人脈による採用を基本において、その他の専任・非常勤教員は、募集広告により生徒収容員数に対して余分に確保しておくとその後の教員別授業割り当て、教室別割り当て、授業別割り当てなどに余裕を持って対応が出来ます。
③申請直前の貸借対照表及び損益計算書（概算）の提出
日本語学校の運営は、認可されても、一般には経営が軌道に乗るまで、即ち収容目標の生徒数を確保できるまで３年程度は掛かるのが現状です。その間、教職員の確保、学校設備の完備、国外募集経費、運営経費は持ち出しとなります。その間の運営維持費を賄えるだけの流動資産の保有が必要です。設置者の経営基盤の確保を審査するためのものです。
④学校の名称の決定
一般には、株式会社が経営母体になる場合が多いですが、学校の名称は設置者の会社名に拘わらず任意に決定することができます。ただし、現在経営している既設校又は廃業校と同じ名称使用できないことになっています。この点も日振協に確認しておくことが安全です。又、設置者の会社商号を変更するときは、法務局における変更登記期間が掛かりますので、３ヶ月の申請期間との関係で考慮する必要があります。
３．レポートの提出
上記の基本的重要事項の四点について日振協の審査が通過すれば、その四点を含めた設立に必要とされる要件の総合的な審査のためのレポート提出が求められます。レポートの内容は、該当校によって必ずしも同様ではないと思いますが、概要は以下のような項目です。
これらのレポート内容の審査を通過して初めて、新規申請校としての要件を備える日本語学校と判断されるものと考えられます。
[レポート提出事項のうち重要事項]
①日本語学校を設置する趣旨及び経緯
②校舎の位置及び平面図（収容定員・コース名・クラス数・教員組織・「常勤・非常勤」）
③学校経営に必要とされる経済的基礎（設置者の自己資金状況を含む）
④教育目標及びコースカリキュラム構成・教材の選択
⑤学生の募集地域及び留学仲介・紹介機関
⑥学生の選考方法（現地へ直接出向くか否か）
⑦学生確保の見通し
⑧採用教員全員の日本語教育の経験の有無
⑨入国後の学生の出席管理及び在籍管理の方策
４．申請書類及び添付書類一式の作成・収集期間
申請書類・添付書類一式の作成・収集期間は、受付開始から申請締切日までの３ヶ月、直近説明会日から申請締切日まで約４ヶ月余りの期間がありますが、前述のような各審査事項の確認を受けながら、最終の事前チェックである「レポート提出」の審査を終えて、申請書類・添付書類一式を渡される時点から申請締切日までの残された期間が何日有るかが問題となります。申請書類・添付書類一式を完備するには、通常は最低１ヶ月程度の期間は必要と思われます。設置者自身が申請する場合は、申請手続きは始めての経験なので、申請書類・添付書類一式がどのような書類なのか、どの程度の枚数なのか予測がつかずに予め添付書類を準備することもで着ません。申請書類を渡されて申請締切日までに全ての関係書類と作成・収集できなければ、その期期（翌年）の申請を諦めて次期（翌々年）の開講に延期せざるを得ないことにもなりかねません。申請関係書類をその場合は、教職員の待機期間が約１年半になり、開講までの人件費が、かなりかさむことになります。また、それまで満額の収入が得られない教職員は、既設校へ去って行く場合が出てきます。当初の開講予定が半年延期されることは新設校にとっては膨大な負担を追うことになります。このような不手際を避けるためには、「説明会」から「レポート提出及びその審査完了」までの期間を出来るだけ短縮して、申請書・添付書類一式の作成・収集期間に余裕を持たせることることが肝要と思われます。
５．申請書類及び添付書類一式の作成・収集の重要事項
以下の資料は、入手までにある程度の日数を要する書類なので申請までの期間を考慮しながら関係者に準備の依頼をしておくと良いと思います。
①教員の採用条件・資格証明書等の確認資料の収集
（ⅰ）履歴書の様式は市販のものを利用できる。ただし、本人手書きで実印による署名・押印
を必要とします。
（ⅱ）本人の就任承諾書（実印押印・印鑑証明書添付）
（ⅲ）他校勤務中の者は、勤務校設置責任者の新設校への転職の就任承諾書
（ⅳ）常勤の校長・主任教員は、他校勤務中の場合、他校設置責任者の退職証明書
（Ⅴ）常勤の校長・主任教員は、採用通知書及び雇用保険加入証明書（保険証写）
（ⅵ）各教員の養成講座修了証書(写）又は修了証明書
（ⅶ）各教員の合格検定証書（写）この場合は養成講座修了証明書不要
（Ⅷ）各教員の最終学歴証明書（卒業証書写し又は卒業証明書）
（Ⅸ）各教員の勤務経歴書（在職証明書：入手できる範囲で）
②設置者・役員・生徒指導職員の関係書類
（ⅰ）履歴書（手書き・実印による署名）
（ⅱ）就任承諾書（実印押印・印鑑証明書添付）
③生徒収容人数（受入数）に応じた授業配分表
（ⅰ）各教員の授業表
（ⅱ）各教室の授業割表
（ⅲ）各教室の生徒数割表
④会社の謄本
⑤校地・校舎の謄本
⑥会社の納税証明書
６．申請日に関すること
添付書類一式は、必ずしも様式が定められていませんので、その趣旨を推測しながら作成しければなりません。申請書一式も各学校によって収容生徒数・教員数・コース内容がことなりますので、作成にあっては、就任予定の校長・主任教員・設置者と十分協議しながら作成する必要があるため、申請期限までに申請書及び添付書類一式を全て準備することはハードな作業となります。会社の総務社員が片手間で対応できる業務の域を超えるものと思います。認可が降りるまでに何度も書類の修正・追加の要請があることを承知しておくと良いと思います。申請期限日前に余裕を持って資料の作成・収集を心掛けてください。
７．実地審査について
実地審査日は、学校側の立会者は、①設置代表者（又は経営担当役員）②校長③主任教教員④生活指導担当者に限られ、予め日振協に届け出ます。
申請書類を代理・代行して作成した行政書士は、審査・審問時には、同席できません。但し、書類作成上の補佐として別室で待機しておいた方が良いと思います。校舎内巡回時には、同行して不備な書類の修正部分・追加書類の指摘等について確認しておくことが出来ます。書類修正・書類追加は迅速に対応することが大切です。 以上
