日本語学校の設立(設置)・認可手続の「進め方ポイント」

 早稲田京福語学院(その2)     倉敷日本語学院「(仮称) 
 [早稲田京福語学院:東京都]                     [倉敷外語学院:岡山県]
(平成22年10月期開校 当事務所設置認可申請手続)     (平成23年10月開校 当事務所設置認可申請手続) 

   めいと日本語学院         
   [めいと日本語学院:千葉県] 
(平成27年10月開校  当事務所設置認可申請手続 )

 

[日本語学校の設立(設置)・認可手続の進め方ポイント]
新規開校は年2回、4月期10月期です。
@ 4月期開校予定の場合は、開校1年前の3月末日までに各地方入国管理局に申請
  
する。
A10月期開校予定の場合は、開校1年前の9月末日までに各地方入国管理局に申請
  する。

 @、Aいずれの開校予定の場合も、前年申請締切日3月末又は9月末までに
  校地・校舎の所有(部屋割・設備等の完備)、校長・主任教員等募集学生数に見合
 う教職員の確保の上、
規定の申請書一式及び立証書類一式を完備(不足書類が
 ないこと)して申請しなければ当該期の申請として
受理されない。

1.地域管轄の地方入国管理局のに協議                    
 (財)日本語教育振興協会が行なっていたような「事前説明会」は実施しておりません。
個別に地方入国管理局に相談に行くことになります。
その際、法務省入国管理局が規定する
 @日本語教育機関の運営に関する基準
 A日本語教育機関審査基準
 B提出資料記載要領
 等の資料を十分読み込んで置く必要があります。             

2.先ず設立手続に取り掛かる基本的確認事項は、次の四点です。                    
 @学校用地。建物の所有権の確認・担保権の確認(登記簿謄本)                    
 学校用地・校舎のいずれもが設置者の所有であること(登記簿謄本)。これらに抵当権(根抵当権
不可)が設定されているときは、担保権者(債権者)が個人や街金などの不安定な債権者でなく、銀行・信金・信組等の安定した金融機関の抵当権であること及び抵当権設定金額が校地・校舎の評価額の一定割合以下であること。

 A教員の資格・員数の充足の確認                                     
 (@)校長・主任教員・専任教員等の資格の確認                             
   「日本語教育機関審査関係資料」に掲載されている「日本語教育機関の運営に関する規準」第8条は、設置する日本語学校の生徒収容予定数を基準に募集・採用(雇用)する教員数を定めており、それぞれの教員資格などを確認しながら採用決定する必要があります。特に校長・主任教員の資格は、勤務実績の判断が重要です。
 (A)教員の員数確保                                             
   新規校の場合、開講が申請から1年後となることから、申請前から開講までの約1年間、校長、主任教員、専任教員の雇用を確保維持する必要があります。したがって授業がなくても設置者は人件費を負担負しなければなりません。又、採用された教員が生活費に余裕がある場合は、開講まで待機してくれますが、既設校から条件の良い勧誘や募集があれば、就職と同時に満額の給与が支給される既設校へ転職することもあります。申請直前に規定数の教員が不足すれば、当期の申請が出来なくなってしまいます。
このようなリスクを回避するには、校長・主任教員は、設置者側と信頼関係を維持できる人脈による採  用を基本において、その他の専任・非常勤教員は、募集広告により生徒収容員数に対して余分に確保しておくと、その後の教員別授業割り当て、教室別割り当て、授業別割り当てなどに余裕を持って対応が出来ます。  

 B申請直前の決算書:貸借対照表及び損益計算書(概算)の提出                         
  日本語学校の運営は、認可されても、一般には経営が軌道に乗るまで、即ち収容目標の生徒数を確保できるまで3年程度は掛かるのが現状です。その間、教職員の確保、学校設備の完備、国外募集費、運営、経費は持ち出しとなります。その間の運営維持費を賄えるだけの流動資産の保有が必要です。
そのために設置者の経営基盤の確保を審査するものです。          
 C学校の名称の決定                                             
  一般には、株式会社が経営母体になる場合が多いですが、学校の名称は設置者の会社名に拘わらず
任意に決定することができます。ただし、現在経営している既設校又は廃業校と同じ名称使用できないことになっています。この点も事前に確認しておくことが安全です。又、設置者の会社商号を変更するときは、法務局における変更登記期間が掛かりますので、3ヶ月の申請期間との関係で考慮する必要があります。   

3.申請書類及び添付書類一式の作成・収集期間                             
 申請書類・添付書類一式の作成・収集は、新規開講1年前で申し込み締切となります。校舎・学校用地の確保は別として、申請締切日約6カ月前〜遅くとも4ヶ月前から準備に取り掛からないと期間的に厳しいと思います。前述のような各審査事項の確認を
受けながら、申請書類一式及び立証書類一式の全ての関係書類を作成・収集できなければ、その時期(翌年)の申請を諦めて、次期(翌々年)の開講に延期せざるを得ないことにもなりかねません。その場合は、申請関係書類の再作成、教職員の待機期間を約半年延期することになり、開講までの人件費が、かなりかさむことになります。さらに、それまで満額の収入が得られない教職員は、既設校へ去って行く場合が出てきます。当初の開講予定が半年延期されることは新設校にとっては多大な負担を追うことになります。このような不手際を避けるためには、申請書・添付書類一式の作成・収集期間は余裕を持って仕上げることが肝要と思われます。                                 
5.申請書類及び添付書類一式の作成・収集の重要事項
  以下の資料は、入手までにある程度の日数を要する書類なので申請までの期間を考慮しながら関係者に準備の依頼をしておくと良いと思います。
 @教員の採用条件・資格証明書等の確認資料の収集                         
 (@)履歴書の様式は市販のものを利用できる。ただし、本人手書きで実印による署名・押印
   を必要とします。                                               
 (A)本人の就任承諾書(実印押印・印鑑証明書添付)
 (B)他校勤務中の者は、勤務校設置責任者の新設校への転職の就任承諾書
 (C)常勤の主任教員は、他校勤務中の場合、他校設置責任者の退職証明書
 
 (X)常勤の主任教員は、雇用保険加入証明書(保険証写)   
 
(E)各教員の養成講座修了証書(写)又は修了証明書                         
 (F)各教員の検定合格証書(写)この場合は養成講座修了証明書不要               
 ([)各教員の最終学歴証明書(卒業証書写し又は卒業証明書)                   
 (\)各教員の勤務経歴書(在職証明書)                      
 A設置者・役員・生徒指導職員の関係書類                                
 (@)履歴書(手書き・実印による署名)                                   
 (A)就任承諾書(実印押印・印鑑証明書添付)                              
 B生徒収容人数(受入数)に応じた授業配分表                              
 (@)各教員の授業割当表                                              
 (A)各教室の授業割当表                                            
 (B)各教室の生徒数割当表                                           
 C会社の謄本                                                  
 D校地・校舎の謄本                                              
 E会社の納税証明書                                              
6.申請日に関すること                                              
  添付書類一式は、必ずしも様式が定められていませんので、その趣旨を推測しながら作成しければなりません。申請書一式も各学校によって収容生徒数・教員数・コース内容が異なりますので、作成にあたっては、就任予定の校長・主任教員と十分協議しながら作成する必要があるため、申請期限までに申請書及び添付書類一式を全て準備することはハードな作業となります。会社の総務社員が片手間で対応できる業務の域を超えるものと思います。認可が降りるまでに何度も書類の修正・追加の要請があることを承知しておくと良いと思います。申請期限日前に余裕を持って資料の作成・収集を心掛けてください。                            
7.入国管理局の現地調査について                                              
  入国管理局の現地調査日は、学校側の立会者は、@設置代表者(又は経営担当役員)A内装工事責任者Bカリキュラムを説明出来る教員C申請書類作成責任者の立ち合いが必要となります。

 申請書類を作成した者は、校舎内巡回時には、同行して不備な個所の修正部分・追加書類の指摘等について確認するすることが必要です。指摘された書類修正・書類追加は迅速に対応することが大切です。
8.文部科学省の聞き取り調査について
 入国管理局の現地調査の指摘事項の修正・補正(書類提出)後、2〜3ケ月後に文部科学省による
@学校設置責任者A校長B主任教員C書類作成責任者(内部関係者)に対する、学校側の教育方針及び授業運営等について教育上の観点から聞き取り調査が行われます。日本語学校の運営の関係者に対する調査なので部外者は同席出来ません。事前に自校の教育方針、授業内容について十分に理解して置く必要があります。                                           以 上
                                                                                                                               

                                                             
 日本語学校設立(設置)手続(リンク)                       
 

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